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給与計算を任せられる人材が足りない。
給与額でのトラブルを防ぎたい。
このようなお悩みをお持ちでアウトソーシングを検討されていませんか？
給与計算は専門性が必要であり、決まったフローで行う業務であるためアウトソーシングしている企業も多く、今後も増えていくでしょう。しかし、外部に任せてしまっても大丈夫なのか。給与だからこそ社内で完結させた方がいいのではないか。などお悩みを持っている方も多いはず。
そこでこの記事では給与計算のアウトソーシングが可能な範囲、料金の相場、メリット、デメリットをお伝え致します！
給与計算のアウトソーシングが可能な業務
- 給与計算
- 年末調整
- 住民税更新の特別調書
・給与計算
業務の範囲は代行会社によって変わりますが、基本給与総額の算出、税金と社会保険料の計算、各種控除と天引き計算を行い支給額の確定までを行います。
給与計算をまるまるアウトソーシングすることも、一部業務のみをすることもでき、労働時間の算出や賞与の計算も必要に応じてアウトソーシングすることが可能です。
・年末調整
年末調整のアウトソーシングでは控除申告書の送付から内容の確認。源泉徴収票、支払報告書、法定調書の作成と提出まで行えるケースが多いです。
毎年決まった時期に発生する煩雑な業務なので、普段の給与計算は社内で行っていても年末調整のみアウトソーシングする企業もあります。
・住民税更新の特別調書
年に一度住民税の更新が発生します。年末調整と同じように毎年決まった時期に発生するので、社内でリソースが割けない場合もあります。住民税の更新のみアウトソーシングする企業もあります。
給与計算をアウトソーシングした際の料金
給与計算業務をアウトソーシングした場合の相場は一人当たり1,000円~1,500円が相場となります。50人規模の企業であれば1ヶ月で5万円~7万5千円程度です。この基本費用に含まれている業務範囲は会社によって違うので、依頼を検討する際には確認するようにしましょう。
含まれていない業務を依頼する場合には追加でオプション料金を支払う必要があります。賞与の計算や勤怠の確認などアウトソーシングしたい業務を決めておきましょう。
給与計算をアウトソーシングするメリット
- コストを減らすことができる
- 担当者の退職リスクを避けることができる
- 社内トラブルのリスク回避できる
- コア業務に集中することができる
- 法令の改正に対応できる
- 働き方改革を進められる
・コストを減らすことができる
給与計算には人件費とシステム費用の二つのコストがあり、この二つを同時に抑えることができます。
人件費には担当者の給与や社会保険料だけでなく、給与計算は専門性が必要となる業務のため採用や教育も含まれます。システムはアウトソーシング会社のソフトをそのまま使用できるケースがあるため、場合によっては無くすことも可能です。
・担当者の退職リスクを避けることができる
計算方法が複雑な場合、担当者の急な退職や欠勤が起きた際にどういたらいいのか分からなくなってしまいます。特に雇用形態が複雑で大量の従業員を抱えている企業は要注意です。
複雑な計算でも、アウトソーシングする際に業務の棚卸を行うので、ブラックボックス化も回避できます。
・社内トラブルのリスク回避できる
給与情報は同じ社内で働く人間にとって、周囲に知られたくないデリケートな情報なことが多いです。もし、給与計算の担当者が社員の給与をばらまいてしまうと、モチベーションを落としたり、会社そのものに不信感を感じることに繋がってしまします。
社内でのトラブルを未然に防ぐために、給与計算だけでも外部に任せるのは非常に有効です。
・コア業務に集中することができる
給与計算は専門性が必要な業務ですが、決まったフローで行うルーティンワークが多いです。アウトソーシングに向いている一方で利益を生み出さない業務なので、外部に任せることで担当者が別の業務に時間を割くことができます。
・法令の改正に対応できる
税制や社会保険料の法令が改正された場合、担当者は内容を理解して対応する必要があります。この情報を正しく収集して対応することはかなりの手間と時間がかかります。アウトソーシングしていると専門家に任せられ、情報もタイムリーに得ることができるので、業務が正確になり情報収集の時間も削減できます。
・働き方改革を進められる
給与計算は毎月決まった時期に発生する業務です。この時期には通常業務に給与計算が加わるので、担当者が残業になってしまいがちです。
決まって発生する残業をアウトソーシングで無くすことで、働き方改革を進められます。
給与計算をアウトソーシングするデメリット
- 情報漏洩のリスクがある
- 自社にノウハウが蓄積されない
・情報漏洩のリスクがある
アウトソーシングすると社員の個人情報や勤怠情報を社外に渡すことになります。そうする情報漏洩のリスクも発生します。
依頼するときには、どのようなセキュリティ管理を行っているのかを確認するようにしましょう。
・自社にノウハウが蓄積されない
これはアウトソーシング全般に言えることですが、外部に作業を委託するので自社にノウハウがたまりません。
自社で緊急な対応が必要になったり、外部への委託から内製化に方向性を切り替える際に困ってしますことが起こります。
ノウハウを蓄積したいと考えているのであれば、給与計算を全てアウトソーシングするのではなく一部作業のみアウトソーシングするなどの対策をとりましょう。その際には、自社で持つべきノウハウなのかどうかをしっかりと考えておくのが大切です。
まとめ
- 給与計算のアウトソーシングはコストとリスクを抑えることができ、働き方改革にも有効
- デメリットも理解し、対策を事前に考える。
給与計算のアウトソーシングは料金、対応可能な範囲がアウトソーシング会社によって変わってくるので、困っている箇所を解決できるかどうか話をきいて判断するようにしましょう。
給与は社内でも慎重に扱わないとトラブルが起きる可能性が高いので、外部に任せてリスクを回避することは非常に大切です。同時にコストカットも可能なので一度検討してみることをおすすめします。
また、給与計算だけでなく経理全般のアウトソーシングのメリットと気を付けるべき点をこちらでまとめているのでご覧ください。
【中小企業と経理アウトソーシングは相性抜群】11のメリットと気を付けるべき4つのポイント
